Роль финансово-экономической службы в управлении организацией
Рассмотрим как финансово-экономическая служба осуществляет организацию хозяйственной деятельности компании. Всякий раз, когда товарно-материальные ценности двигаются от поставщиков ресурсов к потребителям готовой продукции, организация получает и расходует денежные средства. В большинстве организаций финансовая деятельность призвана обслуживать хозяйственную деятельность, обеспечивая бесперебойность технологического процесса; также существуют организации, где финансовая деятельность становится основной – коммерческие банки, страховые компании и т.д. Решения, принимаемые в финансовой сфере, влияют на экономическое положение организации. При этом, зачастую они оказываются важнее решений, касающихся сферы производства. Поэтому большое значение имеет создание в организации эффективной системы финансового управления.
Система финансового управления организацией, как правило, имеет три уровня (см. рис.).
На нижнем уровне сосредоточены транзакционные системы. Их основной задачей является учет всех производимых в компании операций. На этом уровне происходит сбор первичной информации, касающейся деятельности компании. Транзакционный уровень включает в себя системы налогового, бухгалтерского и управленческого учета.
На среднем уровне находятся аналитические системы. Они агрегируют данные отдельных транзакций, совершаемых в компании, и превращают их в информацию, пригодную для аналитической обработки. Например, данные о единичной покупке, которую в тот или иной день совершил клиент, представляют собой отдельную транзакцию, фиксируемую в некоей транзакционной системе. Необработанные данные об отдельных транзакциях малопригодны для принятия каких-либо управленческих решений. Но если данные об отдельных операциях сгруппировать по временнóму, географическому, товарному или иному признаку, то полученная информация будет чрезвычайно полезна менеджеру. Статистика, отражающая различные тренды и зависимости (например, тренды продаж), является основой для принятия решений. Аналитический уровень включает в себя системы бюджетирования и управленческой отчетности.
И, наконец, на самом верхнем уровне располагаются стратегические системы, ориентированные на потребности среднего и высшего менеджмента компании. Главная задача данных систем – оперативно отражать степень достижения организацией своих стратегических целей. Такие системы должны работать в режиме реального времени (или приближающемся к нему). В результате представлять состояние дел в компании по ключевым показателям деятельности как отдельных подразделений, так и компании в целом. К данному уровню стоит отнести систему ключевых показателей деятельности, а также систему сбалансированных показателей деятельности. Несмотря на то, что они близки к системам аналитического уровня. Кроме того, на стратегическом уровне находятся различные мониторинговые системы. Они предназначены для контроля деятельности предприятия по важнейшим показателям со стороны высшего менеджмента. К этой же категории стоит отнести и мониторинговые системы, контролирующие производственные (нефинансовые) показатели деятельности компании. Они напрямую влияют на ее финансовое положение.
При построении системы управления компанией нельзя также забывать о том, что вся система финансового управления должна находится под постоянным мониторингом системы внутреннего контроля компании.
Система внутреннего контроля выполняет следующие функции:
1) анализ состояния системы финансового управления компанией;
2) определение степени управляемости компании;
3) обеспечение информационной прозрачности системы по отношению к принимаемым управленческим решениям;
4) снижение бизнес-рисков.
Все же полноценная отдача от системы внутреннего контроля возможна только в случае ее организационно-функциональной независимости от объекта своего контроля. Это может достигаться, например, за счет подчинения системы внутреннего контроля аудиторскому комитету, состоящему из членов совета директоров компании.
Перечислим основные функции финансово-экономической службы:
1) координация разработки стратегических и текущих планов (бюджетов);
2) разработка перечня ключевых показателей деятельности компании (KPI);
3) согласование политики продаж: требования к покупателям, условия отгрузки, условия предоставления скидок, условия предоставления товарных кредитов, условия финансирования маркетинговых программ покупателей;
4) контроль за формированием себестоимости на всех участках;
5) подготовка отчетности об исполнении планов, состоянии ключевых показателей, выявление проблемных участков;
6) мониторинг реализации стратегии компании, предложение мер коррекции отклонений;
7) обеспечение финансирования текущей и инвестиционной деятельности;
8) поддержка менеджмента, внутренний консалтинг;
9) согласование любых решений, имеющих финансовые последствия.
В современных условиях ключевую роль в увеличении стоимости компании начинают играть нематериальные активы. К ним можно отнести компетенции сотрудников, корпоративную культуру, IT-системы, менеджмент качества, CRM, бренд. Оценить стоимость этих активов крайне сложно. Более того, стоимость одного нематериального актива нельзя рассматривать в отрыве от других. Так, инвестиции в обучение персонала – это лишь одна из составляющих. Нужно думать также о развитии информационных технологий, бренда, сети сбыта, управленческих технологий внутри самой компании.
Сегодня значимость нематериальных активов в ряде отраслей такова, что традиционные бухгалтерские балансы не отражают их реальной ценности. Типичными примерами являются Coca Cola (напитки), Marlboro (сигареты), Levi’s (одежда), Microsoft (программное обеспечение), Harvard Business School (бизнес-образование). В такой ситуации менеджера выручают нестоимостные показатели. К ним можно отнести: узнаваемость бренда, индекс удовлетворенности клиентов, скорость отдельных процессов и доля в них брака, балльная оценка управленческих систем (CRM, менеджмент качества, бюджетирование), индекс удовлетворенности персонала и т.д. Внедренные в компании управленческие системы (управленческий учет, бюджетирование, менеджмент качества, CRM и др.) также можно рассматривать как весьма ценные активы. Возможным индикатором их полезности зачастую служит оценка в баллах. Например, высокая полезность управленческого учета и отчетности может обозначать, что руководство компании получает достоверную, полную, в меру детализированную, сопоставимую, важную для принятия решений, читабельную и при этом не слишком затратную информацию.
Таким образом, финансово-экономическая служба играет весьма важную роль в управлении организацией. В современных условиях экономической нестабильности ее роль только увеличивается, она должна решать такие важные задачи как финансовый анализ, экономический анализ производственной деятельности, контроль себестоимости и бюджетирование, и своевременно предоставлять управленческую отчетность руководству. При этом важно не только создать эффективную структуру, но и наполнить ее высококвалифицированными специалистами. В противном случае вам следует регулярно обращаться к услугам хорошо зарекомендовавшей себя консалтинговой компании, такой как АТРИС Консалтинг.